小团队最容易遇到的问题不是没有工具，而是资料分散：微信群里一份、个人电脑一份、网盘里一份、会议纪要又在另一个地方。资料管理的关键是统一入口和明确权限。
先确定资料分类
建议至少分为：项目资料、客户资料、合同财务、会议纪要、流程制度、素材文件。分类越清楚，后续越容易查找。
文档放在线文档
制度、方案、会议纪要、项目说明适合放到腾讯文档、飞书文档或石墨文档，方便多人编辑和评论。
大文件放网盘
视频、图片包、设计源文件、压缩包适合放网盘。命名要统一，比如日期、项目名、版本号。
重要资料设置权限
合同、财务、客户信息不要全员可见。至少要区分查看、编辑、下载和分享权限。
推荐工具组合
- 轻量团队：腾讯文档 + 百度网盘/夸克网盘
- 飞书团队：飞书文档 + 飞书妙记 + 多维表格
- 外部协作多：石墨文档 + 网盘分享
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常见问题
小团队需要上复杂知识库吗？
不一定。早期先用在线文档和固定目录，资料量变大后再考虑知识库。
资料管理最容易失败在哪里？
最容易失败在没有统一命名、没有负责人、没有固定入口。
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